Bien utilisé, un logiciel de gestion de la formation peut rapidement devenir un véritable levier de performance pour votre entreprise, en vous faisant gagner un temps précieux et en optimisant vos ressources. Si vous hésitez encore à franchir le pas, voici un tour d’horizon des principaux avantages qu’un tel outil peut vous apporter.
Aujourd’hui, les SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines) se sont imposés dans de nombreuses entreprises, qu’il s’agisse de PME ou de grandes organisations. Ces solutions logicielles constituent un excellent moyen d’améliorer le suivi RH au quotidien, et notamment la gestion de la formation.
Un meilleur suivi et pilotage de votre budget formation
Un logiciel de gestion RH centralisé est un outil idéal pour assurer un suivi efficace de votre budget formation.
D’un côté, l’automatisation de certaines tâches vous permet de libérer du temps pour vous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. De l’autre, la centralisation des données facilite le pilotage global et réduit considérablement le risque d’erreurs.
Tous vos documents, qu’il s’agisse de factures ou de pièces administratives, sont regroupés au sein du logiciel. Certains systèmes plus avancés intègrent même des technologies d’intelligence artificielle pour vérifier automatiquement la conformité des documents.
Même si cette automatisation n’est pas systématique et que la validation peut encore nécessiter une vérification humaine, l’outil reste un véritable gain de confort au quotidien. Plus besoin de perdre du temps à rechercher un document précis : tout est classé et disponible en quelques clics.
Votre gestion est optimisée, vous gardez un œil précis sur votre budget formation, et vous pouvez réagir rapidement en cas d’écarts ou d’imprévus. Résultat : des paiements réalisés plus facilement dans les délais et une satisfaction renforcée auprès de vos clients et prestataires.
Une collecte des besoins en formation facilitée
Un logiciel de gestion RH, dont la partie formation permet également de recueillir plus facilement les besoins en formation exprimés par vos collaborateurs.
Dans le cadre d’un plan de développement des compétences, il est essentiel de laisser la parole aux salariés (et aux managers) pour identifier leurs besoins, leurs attentes et leurs envies d’évolution. C’est un moyen efficace de favoriser leur montée en compétences… et de les fidéliser à long terme. C’est aussi la garantie de continuer à proposer des biens et services de qualité à vos clients…
L’outil de gestion RH facilite cette collecte, organise les informations et permet ensuite de les hiérarchiser et de les prioriser lors de l’arbitrage du plan de formation qui définit un ordre de priorité et des lignes directrices pour les formations amenées à être dispensées.
Autre avantage concret : l’automatisation des entretiens professionnels. Fini les tableaux Excel fastidieux ou les saisies manuelles, sources d’erreurs. Le logiciel centralise les données des entretiens et vous permet d’extraire les informations clés en un clin d’œil.
Une cartographie des compétences pour un état des lieux à l’instant T
Un autre atout non négligeable du logiciel de gestion de la formation est de pouvoir mettre en place une cartographie des compétences.
L’objectif ? Dresser un état des lieux des savoir-faire, des connaissances et des aptitudes présentes au sein de votre entreprise à un instant donné.
Cela permet notamment de répondre à plusieurs questions stratégiques :
- Quelles sont les compétences disponibles en interne ?
- Y a-t-il des savoir-faire rares ou au contraire des manques identifiés ?
- Existe-t-il un écart entre les compétences attendues et les compétences réelles ?
Grâce à cette cartographie des compétences, vous disposez d’une vision globale qui vous permet de construire un plan de développement des compétences pertinent. Vous pourrez ainsi combler les éventuels écarts entre les compétences requises pour un poste et celles réellement détenues par l’employé, tout en préparant au mieux l’évolution de vos équipes.
L’e-learning pour renforcer l’apprentissage en continu
Enfin, l’intégration des LMS (Learning Management System) au sein des logiciels RH permet de développer les compétences de vos collaborateurs grâce à l’apprentissage à distance.
En effet, les LMS sont des outils dédiés à l’apprentissage en ligne (aussi appelés plateformes e-learning), directement intégrés au SIRH d’une entreprise. Vos collaborateurs peuvent ainsi se former et monter en compétences depuis leur poste de travail, sans avoir à se déplacer ni à supporter des frais supplémentaires liés aux formations en présentiel (hébergement, déplacement, etc.).
Autonomes et responsables, les salariés deviennent acteurs de leur montée en compétences. Ils peuvent prendre l’initiative de se former dans le domaine qui les intéresse, avec l’accord préalable de leur manager. Ils ont la possibilité de suivre des modules pour acquérir de nouvelles connaissances, mettre à jour leurs acquis, valider leurs compétences ou encore vérifier qu’ils maîtrisent toujours les fondamentaux de leur métier, dans un environnement en constante évolution.
C’est un double avantage :
- Pour le collaborateur, qui enrichit son parcours professionnel et peut évoluer vers un poste à plus haute responsabilité ;
- Pour l’entreprise, qui fidélise ses équipes et les rend plus épanouies, tout en continuant à gagner en performance.
Les critères pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation
- Pourquoi faire un choix réfléchi ?
Choisir un logiciel de gestion de la formation ne s’improvise pas. Il est essentiel de prendre le temps d’analyser les solutions existantes afin de trouver l’outil qui répondra parfaitement à vos besoins RH.
En tant qu’entreprise spécialisée dans la formation et l’apprentissage en ligne, nous savons à quel point la gestion efficace de votre centre de formation est primordiale.
Au cœur de chaque projet de formation, trois éléments clés doivent être pris en compte pour assurer le succès de vos actions :
la gestion, la formation, les logiciels.
Notre objectif est de vous donner toutes les clés pour choisir le logiciel le mieux adapté à votre entreprise, en comparant les fonctionnalités de chaque solution pour une gestion commerciale et administrative plus efficace. Que vous soyez un centre de formation, un organisme de formation ou une entreprise souhaitant structurer sa gestion RH et améliorer vos compétences en lignes, plusieurs critères suivants sont à prendre en compte. - Les éléments clés à étudier
Pour vous aider à faire le bon choix, nous avons identifié les principaux critères à analyser :
- La pertinence des fonctionnalités proposées par le logiciel ;
- La simplicité d’utilisation et l’intuitivité des interfaces ;
- L’ergonomie pour garantir une meilleure expérience utilisateur ;
- La fiabilité et la notoriété du logiciel, gage d’une solution éprouvée et performante ;
- Le suivi commercial et administratif, pour vous assurer un service de qualité;
- La sécurité des données, afin de protéger efficacement les informations sensibles de votre entreprise.
Notre mission est de vous fournir tous les éléments nécessaires pour bien choisir votre solution, et vous accompagner dans la recherche du logiciel parfaitement conçu pour votre activité.
Ces critères vous permettront d’opter pour un outil performant, sécurisé, et entièrement adapté à votre organisation.
Analyse de quelques logiciels existants
- 360Learning
360Learning est une solution complète de gestion de la formation en ligne, proposant un logiciel de Learning Management System ogiciel (LMS) entièrement personnalisable. Idéal pour les entreprises, il facilite la création, la publication et le suivi de formations sur mesure, de manière continue.
Grâce à ses fonctionnalités collaboratives et innovantes, boostées par l’intelligence artificielle, 360Learning vous permet de concevoir des contenus adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation, en utilisant vos propres ressources.
Destiné principalement aux responsables RH, aux directeurs de formation ogiciel ou aux organismes organismes souhaitant développer les compétences de leurs équipes en ligne, 360Learning met à disposition de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles :
- Du coaching professionnel (évaluations vidéo, coaching individuel, enregistrements d’écran, forums privés)
- Une approche mobile learning (modes hors ligne, réactions en temps réel, espaces personnalisés, forums interactifs)
- Un système collaboratif de création de cours rapide et performant
Ce que l’on apprécie particulièrement :
L’approche très humaine de la solution, qui favorise les échanges entre pairs, les interactions et la gamification. Les managers peuvent suivre la progression des apprenants en temps réel, les coacher directement via mobile ou tablette, optimiser le suivi de leurs équipes grâce à des tableaux de bord interactifs, et effectuer un suivi de présence dématérialisé et efficace pour chaque apprenant.
→ Tarifs : à partir de 8 $/mois/utilisateur.
Un tarif attractif qui permet de proposer une solution à la fois abordable et personnalisable pour toutes les entreprises souhaitant améliorer les compétences de leurs équipes.
- Argalis
Argalis est un logiciel SaaS innovant qui propose une solution ERP spécialement conçue pour les centres et organismes de formation. Il couvre l’ensemble des besoins de gestion, qu’ils soient administratifs ou commerciaux.
Grâce à des modules en ligne adaptés à chaque besoin, Argalis facilite la gestion quotidienne et s’adapte à la taille et aux particularités de votre structure.
Il propose trois offres variées, adaptées à vos besoins spécifiques, pour répondre de manière optimale à vos exigences.
Parmi ses principales fonctionnalités :
- Gestion commerciale : création de devis et propositions personnalisées, analyse des besoins clients, base de données intuitive pour simplifier la gestion des contacts
- Gestion administrative : assistant de planification intelligent pour organiser les sessions de formation, gestion électronique des documents (GED), gestionnaire d’e-mails, validation automatique des dates pour une meilleure gestion du temps
Avec ces fonctionnalités, Argalis offre une solution complète pour répondre aux besoins complexes des entreprises de formation.
Ce que l’on apprécie particulièrement :
Argalis propose un accompagnement dédié à la certification Qualiopi. L’outil a été pensé pour vous aider à répondre aux exigences de cette certification de manière simple, efficace et transparente.
Grâce à des interfaces personnalisées pour les différents profils (responsables de formation, formateurs, équipes administratives), chacun dispose d’un espace adapté à ses besoins. Argalis propose également une dématérialisation complète des démarches, du suivi d’assiduité des participants aux évaluations de satisfaction, ce qui simplifie grandement la gestion administrative.
Enfin, grâce à son intelligence artificielle, qui vous suggère des dates adaptées pour chaque session, Argalis optimise la planification des formations et vous fait gagner un temps précieux. L’outil est également modulable, avec des options complémentaires comme un extranet client, un site web clé en main ou encore des formations utilisateurs.
→ Tarifs :
– Essentiel : 89 €/mois
– Pro : 129 €/mois
– Entreprise : 179 €/mois
- Digiforma
Digiforma est une solution complète pour gérer tous les aspects liés à la formation, que ce soit pour les centres de formation ou pour les formateurs indépendants.
Tous les organismes de formation, quelle que soit leur taille, peuvent bénéficier des fonctionnalités de Digiforma.
Très complet, ce logiciel propose des outils pour gérer à la fois la partie administrative, commerciale, mais aussi une plateforme e-learning.
Ses principales fonctionnalités :
- Gestion administrative : suivi des activités de formation et des documents associés, gestion de la qualité des formations, intégration des évaluations, export vers la plateforme EDOF
- Gestion commerciale : catalogue des formations, création de devis, facturation, Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
- Gestion de la relation client : CRM optimisé grâce à un pipeline intégré, export comptable
- Plateforme e-learning : quiz, contenus vidéos et documents, forums de discussion, suivi de l’assiduité des apprenants
Ces outils ont été pensés pour garantir une gestion fluide et efficace au quotidien.
Ce que l’on apprécie particulièrement :
L’e-learning est particulièrement bien intégré, permettant aux entreprises de proposer des contenus variés et interactifs à leurs apprenants. Digiforma propose également un accompagnement spécifique pour la certification Qualiopi, avec des fonctionnalités dédiées à chaque critère.
→ Tarifs :
- Version gratuite sans limite de temps (pour des besoins de base)
- Offres indépendants : 69 €/mois ou 99 €/mois
- Petites équipes : 179 €/mois
- Organismes : 299 €/mois ou 499 €/mois
- Offre illimitée : 699 €/mois
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Avec Evaneo, nous vous proposons un accompagnement sur-mesure pour vous aider à déployer l’outil le plus adapté à votre structure.
Suivi de l’activité formation, gestion du budget, centralisation et sécurisation des données, développement des compétences grâce aux LMS… Nous mettons tout en œuvre pour optimiser votre gestion RH et faciliter la montée en compétences de vos équipes.
N’attendez plus, contactez l’un de nos experts ! Ensemble, nous définirons la meilleure façon d’intégrer cet outil au sein de votre entreprise : suivi de l’activité formation et du budget, traçabilité, sécurisation et centralisation des données, contribution directe à la montée en compétences de vos collaborateurs grâce aux LMS…
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Que vous soyez déjà bien renseigné sur le sujet ou que vous ayez seulement quelques notions, venez nous partager vos besoins. Construisons ensemble la solution qui répondra parfaitement à vos enjeux RH et contribuera à l’épanouissement de vos équipes et à la performance de votre entreprise.
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