GED collaborative : définition, fonctionnalités, rôles, avantages
Le numérique s’invite dans tous les secteurs professionnels. Des outils digitaux voient le jour afin d’améliorer la productivité et la communication entre les différents acteurs d’un projet. L’une des technologies les plus utilisées actuellement est la GED collaborative. Le concept ? Centraliser tous vos documents et les partager en toute simplicité avec vos collaborateurs. Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses bénéfices pour votre entreprise ? On vous explique tout en détail.
Que signifie GED ?
Le terme GED signifie gestion électronique des documents. C’est une approche de la gestion et de l’exploitation de la documentation et des données associées basées sur des outils électroniques. Concrètement, ces logiciels peuvent effectuer des actions de capture, de numérisation, de validation, de diffusion, de classement, d’indexation, d’archivage, etc.
La GED permet d’automatiser de nombreuses tâches administratives chronophages, ce qui augmente considérablement la productivité des équipes.
Qu’est-ce qu’une GED collaborative ?
La GED collaborative est une branche spécifique de la gestion électronique des documents. Elle reprend le même principe de base que la GED concernant la dématérialisation et le stockage numérique des informations.
Toutefois, elle y ajoute une dimension de collaboration en temps réel au niveau des projets. Elle ne sert donc pas seulement à numériser, organiser et stocker les infos, mais également à optimiser les process de travail au sein de l’entreprise.
Une solution GED collaborative fonctionne par le Cloud et permet de suivre les documents, de les modifier, de les signer et de les rendre accessibles facilement à l’ensemble des acteurs concernés.
GED collaborative vs GED classique : quelles différences ?
GED Classique :
- Les documents sont stockés en local et accessibles uniquement via le réseau de l’entreprise.
- L’accès aux documents est limité aux utilisateurs présents physiquement dans l’entreprise.
- Les documents sont édités individuellement de manière chronologique
GED Collaborative :
- Les documents sont hébergés sur le Cloud et accessibles depuis n’importe quel endroit.
- L’accès aux documents est immédiat pour tous les collaborateurs autorisés de manière nomade.
- Plusieurs utilisateurs peuvent travailler en même temps sur un document.
Comment fonctionne une GED collaborative ?
Un logiciel GED collaboratif fournit une base de données sécurisée et centralisée aux différents services d’une entreprise.
À partir de l’instant où un document y est intégré, il devient immédiatement disponible en temps réel depuis les postes de travail du réseau.
Il est partagé, mais seulement avec les membres de la structure qui sont concernés. L’intérêt est de favoriser à la fois la communication et la sécurité des données.
Le logiciel de GED garde une traçabilité de toutes les modifications effectuées sur le document et indique la dernière version mise à jour.
Il conserve également les différentes versions d’élaboration et contributions de chacun.
Bénéfices d’une GED collaborative pour les équipes
Une solution GED collaborative vous propose différentes ressources pour gérer vos documents numérisés de manière participative. Voici les principales.
Classification et partage de documents centralisés
La gestion électronique des documents permet de faciliter l’échange d’informations. Les éléments sont intégrés au système de GED et sont classés automatiquement en fonction de leur contenu et de filtres personnalisés. Toute l’entreprise dispose ainsi d’un mode de classification unique et d’une base de données centralisée. Résultat, chacun peut trouver en quelques secondes le document qu’il recherche et le communiquer à la personne concernée.
Sécurité des données et gestion des accès
La gestion électronique des documents améliore également la sécurité et la confidentialité des données et des fichiers. Seuls les participants au projet ont accès au document et sont susceptibles de le commenter ou de le modifier. De plus, comme le document est stocké dans le cloud, il n’y a pas besoin de l’échanger par e-mail, il suffit de se connecter au logiciel GED pour y avoir accès. Cela limite les risques de fuite.
Annotation des documents
Le travail collaboratif est de plus en plus présent au sein des entreprises. Des collaborateurs de différents services travaillent sur un même projet et sur des documents partagés. Dans ce contexte, la GED apporte une aide précieuse en permettant à chacun d’annoter, de commenter et de surligner le contenu existant. Cette fonctionnalité permet d’éviter les allers-retours de documents par boîtes mails et les incompréhensions fréquentes dans ce type de situation. C’est particulièrement intéressant lors des échanges intra-services.
Traçabilité des contenus
En édition collaborative, il est essentiel de garder une trace de chaque modification de documents. Avec un logiciel GED, cet aspect est entièrement automatisé. L’outil enregistre toutes les modifications et créé plusieurs versions d’un même document. L’historique de ces versions est conservé dans les archives avec le nom des collaborateurs qui ont procédé aux updates.
Workflows et structuration de la collaboration
Le traitement d’un document s’effectue en plusieurs étapes. Grâce à la gestion collaborative, il est possible d’optimiser ce parcours et de l’automatiser pour créer des workflows spécifiques pour chaque type de document (note de frais, bulletin de salaire, etc.). Les tâches de collaboration à réaliser sont séquencées par étape et le système notifie toutes les personnes impliquées dans le projet lorsque c’est nécessaire.
Signature électronique
La signature électronique permet de diminuer les délais de traitement des documents, tout en maintenant un degré de sécurité élevé. Pas besoin de se déplacer ou d’envoyer de courrier, l’opération s’effectue en ligne dans un environnement sécurisé.
Lien de partage
L’échange de documents ne se fait pas seulement en interne. Les entreprises doivent également envoyer des fichiers à l’extérieur de la structure. La GED propose pour cela une fonctionnalité de lien de partage. Vous envoyez un lien par mail à votre destinateur, il clic dessus et est redirigé vers le document qui l’intéresse. Simple et efficace.
Qui sont les utilisateurs d’une GED ?
Au sein d’une structure, différents postes utilisent fréquemment la GED :
- Les administrateurs système : ils configurent la GED, gèrent les accès et assurent la maintenance globale du système.
- Les gestionnaires de contenus : Ce sont les responsables de l’organisation des documents et de la qualité de leur archivage. Ils définissent les taxonomies, les métadonnées et les validations.
- Les contributeurs : Ils sont à la base de la création documentaire. Ils créent, modifient et alimentent la GED avec du contenu.
Quels métiers bénéficient le plus d’une GED collaborative ?
- Architecture/bureau d’étude : Les architectes travaillent sur une grande quantité de plans et de documents techniques. Avec la GED collaborative, ils partagent rapidement les mises à jour avec tous les professionnels et clients concernés. Un gain de rapidité qui maintient un bon niveau de sécurité grâce au contrôle des accès.
- Ressources humaines : En ressources humaines, les responsables doivent gérer une importante masse de documents (contrats, bulletins de salaire, etc.). Le logiciel GED permet d’autoriser des accès en quelques clics et de mettre en place un système de signature électronique pour gagner un temps précieux.
- Avocat / juriste : La compréhension et l’organisation de la documentation légale est à la base des métiers du droit. C’est l’un des secteurs qui profite le plus des fonctionnalités de la GED collaborative. Partage aux clients, gestion des accès, archivage des fichiers, le gain de productivité est énorme à tous les niveaux.
- Communication/Marketing : La GED collaborative facilite la création et la gestion des supports de communication. Tous les créateurs impliqués travaillent ensemble sur les différents visuels, annotent et s’assurent d’une totale cohérence dans les échanges afin de valider la version finale.
- Community Manager : Le Community Manager jongle au quotidien entre les publications sur les réseaux sociaux, les newsletters et les contenus visuels. Avec une GED collaborative, il accède facilement à toutes les ressources, fait ses commentaires, partage les résultats avec ses clients, valide les projets, etc. Toutes les opérations se font en mode nomade, parfait pour l’écosystème du web.
Pourquoi une GED collaborative est-elle nécessaire pour les acteurs de la construction ?
La complexité des projets de construction
Architectes, ingénieurs, sous-traitants, bureaux d’études, organismes de contrôle, maîtres d’ouvrage… Les intervenants sur un chantier sont nombreux et appartiennent à des corps de métier très différents. Dans le même temps, la documentation technique est gigantesque avec des plans, des cahiers des charges, des études, des rapports de contrôle, etc.). Dans ce contexte, la centralisation des données offre beaucoup d’avantages. Elle permet à chacun de récupérer facilement les informations qu’il recherche et de synchroniser les différentes opérations.
Coordination et planification
La réussite d’un projet de construction tient en grande partie au niveau de coordination entre tous les acteurs en place.
L’un des enjeux principaux concerne la gestion et l’actualisation du plan de construction et des documents associés.
Avec la GED, comme tout est centralisé et actualisé en temps réel, Les collaborateurs ont tous accès à la même information, au même moment.
Respect des règlements et des normes
Dans le secteur de la construction, les normes de sécurité, de qualité et d’accessibilité sont nombreuses. Depuis la mise en place des politiques climatiques, leur nombre a encore augmenté. Dans ce contexte, il faut conserver un historique de toutes les modifications et validations effectuées sur l’ensemble des documents. Cet historique servira ensuite lors des audits et contrôles.
GED collaborative : on récapitule
Grâce à son approche centralisée, La GED collaborative transforme radicalement les méthodes de travail traditionnelles et offre des bénéfices majeurs : réduction des délais de traitement, diminution des erreurs liées aux multiples versions de documents, renforcement de la sécurité des données, traçabilité. C’est un outil indispensable, notamment pour les projets où interviennent plusieurs corps de métier comme la construction.
