Plateforme EDI : fonctionnement, atouts et cas d’usage

L’échange électronique de données (EDI) offre une solution de communication sécurisée et performante aux entreprises. Son principal avantage ? L’automatisation des processus pour gagner en efficacité et en productivité. Vous souhaitez investir dans une plateforme EDI pour votre entreprise ? C’est un secteur qui vous intéresse dans votre perspective de carrière ? 

Nous vous avons préparé un guide complet pour tout savoir sur ces solutions informatiques. Fonctionnement, bénéfices pour les entreprises et pour les professionnels, critères de choix, stratégie de mise en œuvre, nous abordons tous les grands thèmes. 

Qu’est-ce qu’une plateforme EDI ? 

Une plateforme EDI est une solution informatique qui permet à une entreprise d’échanger des données avec un partenaire, sans nécessité d’intervention humaine. 

Les données sont transmises par voies électroniques (internet, réseaux privés, services cloud) en respectant des protocoles sécurisés. Le format des fichiers est standardisé pour répondre aux normes de lisibilité universelle (ANSI X12, EDIFACT et TRADACOMS) de chaque secteur. 

Le transfert s’effectue de manière confidentielle et instantanée. 

Comment fonctionne une plateforme EDI ? 

La plateforme d’échange électronique de données fonctionne selon un processus précis : 

• Intégration de la solution EDI : Vous connectez la solution EDI à votre système (ERP ou CRM) via des APIs pour lui donner accès à vos données sources. 

• Envoie des données : Pour l’émission d’un document, la plateforme extrait les données concernées du système source, les convertit au format adapté et transmet le message via le canal privilégié pour cette communication. 

• Réception des données : La plateforme vérifie la conformité du document reçu, le traduit au format adapté et l’intègre dans le bon système de gestion. 

• Historique et traçabilité : La plateforme conserve une trace de l’ensemble des échanges pour être utilisés en cas d’incident ou d’audit. 

Avantages d’une plateforme EDI pour les entreprises 

Intégrer une plateforme EDI à votre système informatique d’entreprise offre des bénéfices concrets d’un point de vue opérationnel, économique et marketing. On vous explique tout cela en détail. 

Automatisation, efficacité et précision 

La saisie manuelle de données implique toujours un risque d’erreur. Un nom de destinataire mal orthographié, une petite imprécision dans la structure et c’est parfois tout un document qu’il faut reproduire. Avec la technologie EDI, plus de problème de ce type, car tout est automatisé. Vos bons de commande, factures, ou encore avis d’expédition, sont préformatés et transférés en quelques clics. Vos équipes ne perdent plus de temps à saisir les données dans plusieurs systèmes, convertir des PDF à envoyer par e-mails, c’est la plateforme qui fait le travail à leur place. 

Une réduction des coûts 

L’envoi électronique est beaucoup plus économique que l’envoi de documents papiers. Il n’engendre pas de frais d’impression, de ports ou de stockage et mobilise peu de ressources. Les économies sont également visibles au niveau des coûts opérationnels. Les erreurs humaines sont moins fréquentes et le transfert de données plus rapide. Résultat, la productivité est au maximum. 

Un échange de données plus rapide 

L’information circule de manière beaucoup plus fluide avec l’échange électronique de documents. Pour chaque envoi, l’ensemble des process sont accélérés. En temps normal, un membre de l’équipe doit récupérer les données pour créer le document, saisir les informations du client ou du partenaire, convertir le fichier au bon format, le vérifier et l’envoyer par email. Grâce à l’EDI, toutes ces étapes sont automatisées pour permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches plus complexes et à plus haute valeur. 

De meilleures relations avec les partenaires 

L’EDI n’offre pas seulement des avantages au fonctionnement interne des entreprises, il permet également d’améliorer votre communication externe. En proposant un mode de transfert de documents instantané, sans erreur et avec un format adapté au secteur et au type de données transférés, la satisfaction des partenaires et des clients est multipliée. Plus de retard, plus de problème de saisie ou de conversion. La relation est plus fluide. 

Une normalisation des échanges au sein de l’entreprise 

Quand l’EDI est utilisé en interne pour communiquer des fichiers entre différents départements (commerciaux, ressources humaines, logistique, etc.), il permet de standardiser l’ensemble des échanges. C’est un gros plus pour maintenir une cohérence documentaire au sein de la structure et éviter les doublons ou l’éparpillement des données. Tout est classé selon un système partagé par l’ensemble des secteurs et permet d’avoir une meilleure visibilité sur la communication interne. 

Des envois 100 % sécurisés 

La sécurité des données est une préoccupation pour toutes les entreprises. Avec l’EDI, vos échanges bénéficient d’une protection maximale grâce aux protocoles de chiffrement et aux certificats numériques. Chaque transmission est cryptée de bout en bout, garantissant que vos informations commerciales sensibles restent 100 % confidentielles. Contrairement aux emails traditionnels ou aux envois par papier, l’EDI évite les risques d’interception ou de perte. 

Comment choisir une bonne plateforme EDI ? 

Plusieurs critères sont à considérer avant d’investir dans une plateforme EDI : vos besoins, les capacités technologiques de l’outil, le support client, le coût et la facilité d’utilisation. 

Analyse de vos besoins et de vos processus de travail 

Toutes les entreprises ont des besoins différents. Le nombre de partenaires, le volume de transaction et le type de documents vont donc largement influencer votre choix de plateforme. Mais en plus de votre situation actuelle, vous devez également considérer vos besoins futurs. Au fur et à mesure de votre développement, les exigences sectorielles et votre nombre de partenaires vont se multiplier, ce qui va forcément complexifier vos échanges et nécessiter l’utilisation d’une technologie EDI plus performante. 

Capacités technologiques, compatibilité et sécurité 

Une plateforme EDI doit être fiable. Concrètement, cela signifie offrir une continuité de service à tout moment, quel que soit le volume de demande à traiter et les éventuelles difficultés techniques. Mais la performance ne fait pas tout. Pour garantir l’efficacité de vos transferts de documents, vous devez également vous assurer que votre future plateforme soit compatible avec vos systèmes informatiques. Enfin, vérifiez toujours les fonctionnalités de sécurité proposées. Le chiffrement des données et le contrôle des accès sont absolument essentiels. 

Qualité et disponibilité du support client 

Investir dans un outil SaaS (Software as a Service), ce n’est pas seulement choisir un service, mais aussi un partenaire sur le long terme. Ce partenaire doit, en plus des performances de son produit, vous proposer un service client disponible pour vous dépanner en cas de problème technique. Il doit également vous assister dans l’implémentation de la plateforme. Visez un accompagnement à 360°. 

Fonctionnalités intégrées et facilité d’utilisation 

Dernier critère important : la facilité de prise en main. Pour que vos équipes adoptent un nouveau logiciel, elles doivent remplacer leurs process habituels par de nouveaux. Cela signifie des efforts supplémentaires pour maîtriser ses fonctionnalités et exploiter pleinement son potentiel. Pour accélérer le processus d’intégration, il est préférable d’opter pour une plateforme adaptée au degré d’expertise de vos collaborateurs. Une interface intuitive, des tutos simples et de la documentation technique accessible sont des alliés de poids pour réussir cette implémentation. 

Cas d’usage et secteurs concernés 

De nombreux secteurs bénéficient de l’utilisation d’une plateforme EDI. Voici quelques cas d’usage pour vous aider à mieux appréhender les bénéfices concrets de son implémentation : 

• Grande distribution et retail : Les grandes enseignes de distribution utilisent l’EDI pour gérer la relation avec les fournisseurs et optimiser leur chaîne d’approvisionnement. 

• Logistique et transport : Les prestataires logistiques utilisent l’EDI pour faciliter l’important volume de gestion documentaire auquel ils sont confrontés. Statuts d’expédition, preuves de livraison, factures de transport… Les échanges de documents permettent un suivi en temps réel des marchandises. 

• Secteur pharmaceutique : La traçabilité des médicaments est essentielle dans le secteur pharmaceutique, et de la santé en général. Les formats spécialisés des EDI garantissent une conformité totale aux normes sanitaires. 

• Administration publique : Aucune entreprise ne doit gérer plus de partenaires et de documentation que l’administration publique. Elle utilise notamment l’EDI pour les appels d’offres électroniques et la gestion des déclarations fiscales et sociales. 

• Banque et assurance : Les structures de ces deux secteurs échangent les virements SEPA, relevés de compte, déclarations réglementaires et données de sinistres (assurance) via EPI. 

Mise en œuvre d’une plateforme EDI : les défis à relever

Vous souhaitez implémenter une solution EDI au sein de votre entreprise ? Voici les différents obstacles auxquels vous serez forcément confrontés et nos solutions pour les franchir. 

Complexité technique et d’intégration 

L’environnement technique des technologies EDI peut s’avérer complexe à appréhender. La cartographie de données et le respect des protocoles de communication et de sécurité nécessitent des compétences précises. Dans la plupart des entreprises, il va donc être nécessaire d’externaliser cet aspect en optant pour une plateforme dédiée. Mais dans ce cas, c’est la question de l’intégration avec les systèmes en place qui se pose. Un problème de compatibilité va forcément avoir pour conséquence des délais et coûts supplémentaires. 

L’accord et la préparation des partenaires 

Si vous avez habitué vos partenaires à une méthode de communication des documents classiques par email, le passage à une plateforme EDI risque de rencontrer des difficultés. C’est pourquoi, il est important de communiquer en amont avec vos partenaires commerciaux. Expliquer l’intérêt de cette technologie et les bénéfices à en retirer (pour eux). Tenez les au courant de l’évolution du projet jusqu’à sa mise en place. Soyez le plus transparent possible. 

Normalisation des données 

Chaque secteur a ses propres normes pour le format des échanges de données électroniques. Votre entreprise doit donc s’assurer d’utiliser le format le plus adapté à son secteur et à ses partenaires. EDIFACT pour l’Europe, X12 pour l’Amérique du Nord, formats XML spécifiques pour certaines industries… Le choix du standard peut s’avérer délicat. 

Coût et investissement 

Toute transformation d’envergure au sein d’une structure demande un laps de temps pour porter ses fruits. La mise en place d’une plateforme EDI demande des investissements en logiciels, matériels et en formation pour les équipes. C’est pourquoi, avant toute adoption de ce type de technologie, étudiez scrupuleusement les avantages que vous allez en retirer en fonction du coût d’installation et de fonctionnement. N’oubliez pas de prendre en compte les éventuelles difficultés qui peuvent se présenter et rallonger les délais d’adoption. 

Qui utilise une plateforme EDI ? 

Une plateforme EDI offre une solution d’échange documentaire efficace à une large palette d’acteur économiques : 

• Les multinationales : Les grands groupes internationaux doivent gérer quotidiennement des milliers de transactions via leurs filiales, fournisseurs et clients. Grâce à l’EDI, ils automatisent ces échanges tout en maintenant une cohérence des process à tous les niveaux de la structure. 

• Les PME : Les petites et moyennes entreprises qui traitent avec des grands groupes se doivent d’adopter une solution EDI pour traiter leurs commandes. 

• Les organismes publics : La dématérialisation des processus administratifs est facilitée grâce à l’adoption de l’EDI. Administrations, hôpitaux publics et collectivités locales l’utilisent pour des échanges inter-administratifs et avec des interlocuteurs du secteur privé. 

• Les entreprises spécialisées : Logistique, distribution, santé, énergie ou agroalimentaire, certains secteurs bénéficient grandement de l’adoption d’une plateforme EDI. En effet, cette solution répond à la fois à leurs contraintes opérationnelles et réglementaires. 

Avantages et impact sur l’employabilité 

La maîtrise des outils EDI représente un atout considérable pour une carrière. Dans un contexte de digitalisation croissante des processus commerciaux, cette compétence est très recherchée par les employeurs. Les postes d’administrateur système, de chef de projet informatique ou de responsable supply chain sont principalement ciblés. 

Au-delà de la simple employabilité, la maîtrise des process EDI offre : 

• Une évolution de carrière accélérée vers des rôles plus stratégiques. 

• Une polyvalence transférable dans de nombreux secteurs d’activité. 

• Des rémunérations attractives à la mesure des responsabilités. 

• Une sécurité de l’emploi à long terme (obligation de facturation électronique, dématérialisation des processus, etc.). 

Plateforme EDI : on récapitule 

La plateforme EDI s’impose comme un outil indispensable dans de nombreux secteurs d’activité. Ses fonctionnalités vous permettront d’automatiser une grande part de vos échanges de documents commerciaux et administratifs. L’intérêt ? Alléger les ressources allouées à ce type de tâche pour les concentrer sur des activités à plus forte valeur. Et dans le même temps : accélérer les processus de communication et diminuer le nombre d’erreurs. Un gain de productivité à tous les niveaux. Toutefois, si vous avez pour projet d’implémenter une plateforme EDI, analysez d’abord vos besoins en profondeur. Ce n’est que suite à cette évaluation que vous pourrez choisir la meilleure solution.